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이 간단한 AI 자동화는 생산성을 혁신적으로 변화시킵니다. 기본적으로 이메일을 받을 때마다 그 이메일의 모든 작업 항목이 자동으로 노션의 작업 보드에 추가됩니다. 이 사용 사례가 당신에게 직접적으로 적합하지 않더라도, 이 비디오를 통해 영감을 얻어 이러한 자동화를 구축하는 방법에 대해 생각해보시길 바랍니다. 그리고, 아마도 다른 업무에서 자동화할 수 있는 아이디어가 떠오를 것입니다. 자, 이제 튜토리얼을 시작해보겠습니다.
여기서는 자동화 플랫폼으로 Zap을 사용할 것이며, 우리의 트리거는 Gmail입니다. Gmail을 트리거 이벤트로 사용하여 이메일 계정을 연결하고, 이를 통해 자동화를 트리거할 수 있습니다. 이때 사용할 수 있는 메일 플랫폼은 Outlook, Gmail 또는 설정에서 지원되는 다른 플랫폼일 수 있습니다. 모든 메일함을 자동화에 사용할지, 특정 메일함만 사용할지를 선택할 수 있으며, 이로 인해 특정 메일만 필터링할 수 있습니다. 이렇게 설정한 후, 연결이 제대로 되었는지 확인하기 위해 자동화를 빠르게 테스트할 수 있습니다.
다음 단계에서는 AI를 사용할 것입니다. 우리는 ChatGPT를 앱으로 사용할 것이며, 동작 이벤트로 '구조화된 데이터 추출'을 설정할 것입니다. 이 자동화를 실행하려면 API를 통해 ChatGPT 계정을 연결해야 합니다. 그 후 설정 탭으로 이동하여 '비구조적 텍스트' 아래에 이메일 본문, 보낸 사람 이름 등과 같은 정보를 입력합니다. 모델 중 하나를 선택해 사용할 수 있으며, 변수를 정의하여 특정 이메일에서 어떤 정보를 추출할지 명확히 정의합니다. 물론 AI와 작업하는 것은 반복적인 과정일 수 있습니다. 자동화가 잘 작동하지 않는다면 추가적인 예시를 더해 개선할 수 있습니다. 이 과정에서는 일반적으로 테스트를 통해 필드를 올바르게 가져오고 있는지 확인합니다.
다음 단계에서는 작업 보드에 해당 항목을 추가합니다. 저는 노션을 사용하지만, Trello, monday.com, ClickUp 등 모든 작업 관리 및 프로젝트 관리 플랫폼과 호환됩니다. 당신이 사용하고 있는 작업 관리 소프트웨어를 선택하면 됩니다. 알림을 위해 Slack과 같은 도구를 사용할 수도 있습니다. 이벤트를 추가하고 데이터베이스 항목을 만들어 계정을 연결한 후, 다음 단계에서 설정을 구성합니다. 데이터베이스를 선택하고 작업 제목을 입력한 다음, 이메일로부터 추출한 작업 항목, 전제 조건, 마감일 등의 정보를 추가합니다. 이렇게 하면 작업 보드를 통해 한눈에 필요한 정보를 파악할 수 있습니다.
그런 다음, 설정이 모두 완료된 것을 확인하고 앱을 게시합니다. 이러한 과정을 통해 코딩 경험이나 기술적 배경이 없어도 간단하게 자동화를 구축할 수 있습니다. 저는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하고 있으며, 이 데모에서는 제가 가짜 이메일을 생성해 보여드렸습니다. 그 이메일의 골자는 새로운 팟캐스트 스폰서십 배치에 대해 논의하고, 팀 회의 전에 화요일까지 목록을 준비해달라는 내용입니다. 이메일을 읽고 내용을 자세히 알고 싶다면 비디오를 일시정지하고 읽어보실 수 있습니다.
이메일을 수신하자마자 자동화가 실행되어, 제 작업 보드에 해당 작업이 자동으로 추가되었습니다. AI를 활용해 이메일에서 필요한 정보를 추출하고, 그 정보를 노션 작업 보드에 추가한 것입니다. 이처럼 간단하게 작업을 자동화할 수 있습니다. 이러한 작은 AI 자동화들이 얼마나 쉽게 구축될 수 있는지 보여드리고 싶었습니다. 이를 통해 바쁜 일정 속에서 저가치 작업을 줄이고 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있습니다.
여러분의 의견을 남겨주시면 다시 확인해보겠습니다. 시청해 주셔서 감사합니다. 이 영상이 영감이 되고 유익하며 교육적이었기를 바랍니다. 채널을 구독하시고 더 멋진 콘텐츠를 기대해 주세요. Peace.